Provincie West-Vlaanderen

Digitale tool in Java
Duo
Logo Provincie West-Vlaandere | Duo

Voor het Steunpunt Data & Analyse van de Provincie West-Vlaanderen ontwikkelden we een digitale tool in Java. Voor onderzoeksdoeleinden krijgt het Steunpunt D&A vaak adreslijsten van lokale besturen toegestuurd. Omdat die lijsten dikwijls niet volledig overeenkomen met officiële adresgegevens, moeten zij deze in de meeste gevallen nog manueel opkuisen. Een hele klus, als je bedenkt dat zo'n adreslijst duizenden records kan bevatten. Op zoek naar een technische partner om dit proces te optimaliseren, kwamen ze bij Duo terecht.

De uitdaging.

Het idee: een digitale toepassing waarmee lokale besturen adreslijsten kunnen opladen. De tool matcht deze lijsten vervolgens met het Vlaamse “Gebouwen- en adressenregister”. Voor elk adres dat niet volledig overeenkomt, moet degene die de lijst heeft opgeladen zélf de nodige aanpassingen kunnen doen. De output? Een 100% correcte adreslijst, waar het Steunpunt D&A direct mee aan de slag kan.

De oplossing.

Voor de ontwikkeling van deze tool hebben we gekozen voor het framework Java Spring. Java als programmeertaal is uiterst geschikt om op efficiënte wijze grote hoeveelheden data te verwerken. Daarbij leent het zich uitstekend voor de integratie met andere systemen, zoals in dit geval de API van het Vlaamse basisregister. Bovendien hebben we bij Duo al veel ervaring met het uitwerken van Java applicaties. 

De resultaten.

In de gezamenlijke define workshops konden we dankzij een goede voorbereiding van Steunpunt D&A, al vlug onze focus op de details leggen. Het resultaat is een knap staaltje maatwerk. Deze digitale oplossing spaart het Steunpunt D&A een hoop werk uit: het repetitieve en manuele opkuiswerk werd dan ook definitief vaarwel gezwaaid :)

Adrestool Provincie West-Vlaanderen | Duo

Duo zorgde voor heldere communicatie, en goede afspraken rond timelines & scope. Na het startoverleg was het duidelijk wat er van onze business en technische mensen verwacht werd. 

Steve De Doncker, Adjunct-Adviseur Dienst ICT, Provincie West-Vlaanderen

Een rotsvast fundament

Define fase

In het Provinciehuis Boeverbos te Sint-Andries werden we van harte welkom geheten, waar we zouden neerstrijken voor twee define workshops. Dankzij de gedetailleerde behoefteanalyse, die we vóór de eerste werkmeeting al van het Steunpunt D&A hadden ontvangen, kon onze UX/UI designer direct al de eerste bouwplannen op tafel presenteren. We namen ze samen grondig onder de loep, zodat we aan het einde van het define traject volledig op dezelfde golflengte zaten. Dit is trouwens heel cruciaal voor het verdere projectverloop. Net zoals bij de bouw van een huis, zou het ook bij de bouw van een digitale applicatie ronduit vervelend zijn als je er halverwege achter zou komen dat het fundament niet goed zit. Belangrijk dus, om deze eerste fase af te sluiten met de neuzen in dezelfde richting.

Adrestool Provincie West-Vlaanderen | Duo

Het inlevingsvermogen van de UI mensen van Duo bleek een toegevoegde waarde te zijn om de applicatie zo laagdrempelig mogelijk te maken.

Steve De Doncker, Adjunct-Adviseur Dienst ICT, Provincie West-Vlaanderen

Design fase

Nadat de bouwplannen - in de vorm van een uitgetekende flow - finaal waren goedgekeurd, konden ze voorzien worden van een visueel aantrekkelijk jasje. Bij de bouw van een huis (om maar even in dezelfde analogie te blijven) stop je immers ook niet bij de ruwbouw. Gestucte muren en een likje verf doen wonderen - en dat geldt natuurlijk ook voor een digitaal bouwproject.

Gezien het om een heel praktische toepassing gaat, is het niet de bedoeling om de gebruiker te overladen met prikkels. We hebben dan ook gekozen voor een rustig design, conform de huisstijl van de provincie. De frisse, heldere vlakken worden hierbij afgewisseld door accenten in de kenmerkende rode kleur van de Provincie West-Vlaanderen.

Adrestool Provincie West-Vlaanderen | Duo

Create fase

Met de finale bouwplannen op zak stonden we te popelen om te beginnen met de effectieve ontwikkeling van de adres tool. Onze Java developers doken dan ook gretig achter hun computers!

Gedurende de volledige create fase bleven we dankzij korte feedback-loops in nauw contact met de Provincie West-Vlaanderen. Zo konden we tijdig bijsturen waar en wanneer dat nodig was. De opgeleverde functionaliteiten werden bovendien onderworpen aan een grondige interne kwaliteitscontrole (ofwel IQC) door ervaren developers.

Duo bleek ook een sparring-partner te zijn voor de introductie van Docker en DevOps binnen het Provinciebestuur, een technisch component waar we nog geen ervaring mee hadden.

Steve De Doncker, Adjunct-Adviseur Dienst ICT, Provincie West-Vlaanderen

De tool

Een kant-en-klare adreslijst in 5 stappen 

Om het Steunpunt D&A werk en tijd te besparen, moeten de lokale besturen dus vanaf nu zelf zorgen voor een 100% correcte adreslijst. Met deze tool steken we hen een (digitaal) handje toe. De stappen:

  1. Bestand opladen
  2. Controle verplichte velden
  3. Resultaat aftoetsing
  4. Adressen valideren
  5. Bestand downloaden

In de eerste stap vragen we de gebruiker om het bestand (de adreslijst) op te laden. 

In stap twee worden de kolomnamen uit het opgeladen bestand afgestemd met de verplichte velden waar het aan moet voldoen: straat, huisnummer, busnummer, postcode en gemeente. Als één van die kolomnamen niet overeenkomt met de verplichte velden, moet de gebruiker manueel het juiste veld selecteren. Pas wanneer de kolomnamen correct zijn ingevuld, kan de gebruiker doorgaan naar de volgende stap. 

Tussen stap twee en drie worden de adressen van het opgeladen bestand gematcht met de gegevens die aanwezig zijn in het Vlaamse “Gebouwen- en adressenregister”. Deze check kan plaatsvinden dankzij een naadloze koppeling met de API van dit register. Stap drie geeft vervolgens het resultaat van deze matching weer, in de vorm van een overzicht in aantallen en percentages. 

Adrestool Provincie West-Vlaanderen | Duo

In stap vier kunnen de adressen die niet 100% matchen met het Vlaamse “Gebouwen- en adressenregister” worden gecorrigeerd door de gebruiker. Om dit proces te vergemakkelijken geeft de tool - waar mogelijk - ook suggesties.

Eenmaal alle adresregels zijn aangepast kan de gebruiker het 100% correcte bestand downloaden, en bezorgen aan het Steunpunt D&A. Zo kunnen de medewerkers van het Steunpunt direct aan de slag met deze kant-en-klare adreslijst!

De oplevering kwam er op tijd, en naar wens van onze eind-gebruikers.

Steve De Doncker, Adjunct-Adviseur Dienst ICT, Provincie West-Vlaanderen
Joris Van Hoof

"We zijn trots op deze procesoptimalisatie voor de Provincie West-Vlaanderen. Bezorg jij ons de volgende uitdaging?"

Joris Van Hoof
Lead account manager

Duik je binnenkort in een gelijkaardig project?

 

Hallo,

hoe kunnen we je helpen?

 

Een nieuw project, nice!

Muriel helpt je met plezier verder, bel je haar even op?

 

Je zoekt informatie.

Er is al heel wat info waarin je kan zoeken. Niets gevonden? Bel even naar Tom of Leen.